Fünf Routinen, die Claude für dich vorbereitet

Mahnungen, Monatsabschluss, Lohnlauf, Marketing, Termine. Nichts davon ist schwer. Aber diese 5 Routinen fressen deine Woche: Alles davon frisst Stunden, die dir für Kunden und Team fehlen.

Zu klein für eine Agentur, zu groß für nebenbei. Also landen sie bei dir, meistens am Abend. Claude bereitet sie vor. Du prüfst nur noch und gibst frei.

Hier ist die Liste mit den Startschritten aus dem Beitrag. Erst richtest du einmal das Fundament ein, dann bekommst du pro Routine: was du dafür brauchst, den Kurz-Prompt von der Slide, meinen ausführlichen Auftrag an Claude zum Kopieren und was bewusst bei dir bleibt. Das Prinzip ist immer gleich: Claude bereitet vor, du entscheidest. Nichts geht raus, ohne dass du es gelesen hast.

Stand: Oktober 2026. Die Angaben zu Connectors und Datei-Erstellung habe ich in der offiziellen Claude-Hilfe von Anthropic nachgeprüft (support.claude.com). Menüs sind teils auf Englisch und können je nach Version leicht anders heißen.

Das Fundament: einmal einrichten

Einmal verbinden. Danach nur noch freigeben. Du brauchst dafür nur drei Dinge: Outlook oder Gmail, deinen Kalender und Excel-Exporte aus deinen Programmen. Was sich direkt verbinden lässt, hängt von deinem Programm ab. Fehlt eine Verbindung, reicht ein Excel-Export.

Der Ablauf ist danach immer derselbe: Deine Programme liefern die Daten, Claude bereitet vor (Entwürfe, Prüflisten, Pläne), du gibst frei. Nichts geht raus, ohne dass du es gelesen hast.

Diese vier Schritte machst du ein einziges Mal, alle fünf Routinen bauen darauf auf.

1. Ein Projekt „Büro-Routinen“ anlegen

   In Claude links auf Projects, neues Projekt „Büro-Routinen“. In die Projekt-Anweisungen kommt dieser Steckbrief. Ab dann weiß Claude in jedem Chat dieses Projekts, wie du arbeitest, und du musst es nie wieder erklären.

   Projekt-AnweisungenKopieren

   Du bereitest meine wiederkehrenden Büro-Routinen vor. Ich bin [Name], [Rolle] bei [Firma, Branche, Anzahl Mitarbeitende].
   
   So arbeitest du:
   - Du liest, sortierst und schreibst Entwürfe. Du schickst nichts ab, buchst nichts und änderst nichts in meinen Programmen, ohne dass ich ausdrücklich zustimme.
   - Unser Ton: [du oder Sie], kurz, freundlich, verbindlich, keine Floskeln.
   - Feste Regeln: Beträge in [CHF/EUR], Datumsformat TT.MM.JJJJ, Preise [netto/brutto].
   - Wenn dir eine Angabe fehlt, rätst du nicht. Du schreibst [FEHLT: ...] an die Stelle und sammelst offene Fragen am Ende.
   - Am Ende jeder Vorbereitung: eine kurze Liste, was ich prüfen oder entscheiden muss.

   Die eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben. Projekte gibt es in jedem Claude-Plan, auch im kostenlosen.

2. Datei-Erstellung einschalten

   Unter Settings, Capabilities den Schalter „Code execution and file creation“ einschalten. Dann liest Claude deine Excel- und CSV-Exporte sauber aus und gibt dir Ergebnisse als fertige Excel- oder Word-Datei zurück. Laut Anthropic in allen Plänen verfügbar, bis 30 MB pro Datei.

   Im Team- oder Enterprise-Plan schaltet das der Inhaber unter Organization settings, Capabilities frei.

3. Mail und Kalender verbinden

   Unter Customize, Connectors auf das Plus und deinen Anbieter wählen:

   • Google (Gmail, Google Calendar, Google Drive): verbinden, mit deinem Google-Konto anmelden, fertig. Claude kann dann Mails lesen und Entwürfe schreiben, Termine lesen und anlegen, Dateien in Drive finden.
   • Microsoft 365 (Outlook, Kalender, OneDrive, SharePoint, Teams): Ein globaler Microsoft-Administrator deiner Firma muss einmal zustimmen (in vielen KMU bist das du selbst). Danach ist der Connector laut Anthropic nur lesend. Für Entwürfe und Termine müssen die Schreibrechte vom Administrator zusätzlich freigegeben werden. Alternative für Entwürfe direkt im Postfach: das Add-in „Claude for Outlook“.

4. Die Bremse setzen

   Der Gmail-Connector kann laut Anthropic nicht nur Entwürfe schreiben, sondern auch senden. Standardmäßig fragt Claude vor dem Senden nach. Ich gehe einen Schritt weiter: Unter Customize, Connectors beim jeweiligen Connector die Berechtigungen öffnen und alles, was sendet, löscht oder teilt, auf Blocked oder mindestens Needs approval stellen. Lesen und Entwürfe dürfen auf Always allow.

   So kann gar nichts versehentlich rausgehen. Abschicken tust du selbst, aus deinem Postfach.

Routine 1: Mahnungen schreiben und nachfassen

Was du brauchst: die Liste der offenen Posten aus deinem Buchhaltungsprogramm als Excel- oder CSV-Export (Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, bisherige Mahnstufe). Fast jedes Buchhaltungsprogramm bietet diesen Export unter „Offene Posten“ oder „Debitoren“.

Hier die offenen Posten. Schlag pro Kunde die Mahnstufe vor und schreib die Mail als Entwurf: freundlich, aber klar.

Claude liest die Liste, schlägt die Stufe vor und schreibt pro Kunde einen Mail-Entwurf im passenden Ton. Wenn du feste Regeln für die Stufen willst, nimm die ausführliche Fassung:

Hier ist die Liste meiner offenen Rechnungen (Datei im Anhang). Heute ist der [Datum].

1. Sortiere alle überfälligen Rechnungen nach Tagen über Fälligkeit.
2. Ordne jede einer Stufe zu:
   - bis 14 Tage: freundliche Erinnerung
   - 15 bis 45 Tage: deutliche Mahnung mit neuer Zahlungsfrist von 10 Tagen
   - über 45 Tage oder bereits zweimal gemahnt: KEIN Mail-Entwurf, sondern auf die Liste "Ich rufe an"
3. Schreib für jede Rechnung der ersten zwei Stufen einen Mail-Entwurf: freundlich, aber klar, mit Rechnungsnummer, Betrag und ursprünglicher Fälligkeit. Gebühren oder Zinsen nur, wenn ich sie dir unten nenne.
4. Am Ende: Tabelle mit Kunde, Betrag, Tage überfällig, Stufe, und die Anrufliste mit Gesamtsumme.

Mahngebühren/Verzugszins laut meinen AGB: [keine / Betrag]

Mit verbundenem Postfach kannst du anhängen: „Leg die Entwürfe in meinem Postfach als Entwurf ab, nicht senden.“ Ohne Verbindung kopierst du sie aus dem Chat.

Routine 2: Den Monatsabschluss vorbereiten

Was du brauchst: den Kontoauszug des Monats als CSV-Export aus dem E-Banking und eine Liste deiner Belege. Die bekommst du am einfachsten so: Belege eines Monats in einem Ordner sammeln, Dateinamen nach dem Muster 2026-10-03_Lieferant_Betrag.pdf. Liegt der Ordner in Google Drive oder OneDrive und ist verbunden, findet Claude ihn selbst. Sonst lädst du die Belege direkt in den Chat.

Gleich den Kontoauszug mit der Belegliste ab. Liste alles auf, was fehlt oder nicht zusammenpasst.

Claude gleicht ab und macht dir eine Liste für den Treuhänder in drei Teilen: Zahlungen ohne Beleg, Belege ohne Zuordnung und Abweichungen zwischen Kasse und Konto. Wenn du das Ergebnis gleich als Excel-Datei willst, nimm die ausführliche Fassung:

Bereite meinen Monatsabschluss für [Monat Jahr] vor. Im Anhang: der Kontoauszug als CSV und meine Belege [bzw.: die Belege liegen im Ordner "Belege [Monat]"].

1. Gleiche jede Buchung auf dem Konto mit den Belegen ab (Datum, Betrag, Gegenpartei).
2. Erstelle eine Excel-Datei mit drei Blättern:
   - "Zugeordnet": Buchung und passender Beleg
   - "Beleg fehlt": Buchungen ohne Beleg, mit Datum, Betrag und Gegenpartei
   - "Beleg ohne Buchung": Belege, zu denen ich keine Bewegung finde
   - [falls du eine Kasse führst] "Kasse und Konto": Bareinlagen und -bezüge, bei denen Kassenbuch und Kontoauszug nicht übereinstimmen
3. Darunter eine kurze Liste: Welche Belege muss ich bei wem anfordern?

Du buchst nichts und ordnest keine Konten zu. Das macht mein Treuhänder.

Routine 3: Lohnlauf und Zeiterfassung zusammentragen

Was du brauchst: den Export deiner Zeiterfassung für den Monat (Person, Datum, Stunden, Abwesenheiten) und die Soll-Stunden pro Person. Arbeitet ihr noch mit Stundenzetteln in Excel, lädst du einfach alle Dateien hoch.

Führ Zeiterfassung und Absenzen für Oktober zusammen. Markier jede Zeile, die nicht aufgeht.

Den Monat tauschst du einfach aus. Wenn Claude auch Soll und Ist vergleichen und das Ergebnis als Excel-Tabelle liefern soll, nimm die ausführliche Fassung:

Hier ist der Export der Zeiterfassung für [Monat Jahr]. Soll-Stunden: [z. B. Person A 168, Person B 84 (50 %), ...].

1. Fasse pro Person zusammen: Soll-Stunden, Ist-Stunden, Saldo, Ferien, Krankheit, sonstige Abwesenheiten.
2. Markiere alles, was ich prüfen muss: mehr als 5 Überstunden, fehlende Tage, doppelte Einträge, Einträge am Wochenende.
3. Gib mir das Ergebnis als Excel-Tabelle, eine Zeile pro Person, Auffälligkeiten in einer eigenen Spalte "prüfen".

Rechne keine Löhne aus und mach keine Annahmen zu Zuschlägen. Nur zusammentragen und markieren.

Routine 4: Eine Marketing-Aktion planen und texten

Was du brauchst: einen Satz zur Aktion. Mehr nicht. Wenn du willst, dazu zwei, drei alte Newsletter oder Posts, damit Claude deinen Ton trifft.

Mach aus dieser Idee einen Plan für Newsletter, Instagram und Website. Pro Text drei Varianten.

Davor schreibst du deine Idee in einem Satz, zum Beispiel: „Zum Jahresende 10 Prozent auf alle Beratungspakete.“ Claude macht daraus den Plan, die Texte und Varianten zum Auswählen. Mit Zeitplan und festen Vorgaben pro Kanal geht es so:

Aktion: [z. B. Herbstaktion: 15 % auf alle Workshops bis Ende Oktober]
Zielgruppe: [wer soll buchen]
Kanäle: Newsletter, Instagram, Website

1. Schlag mir einen Ablauf vor: Was geht wann raus, bis zum Ende der Aktion (Start, Erinnerung, letzte Chance).
2. Schreib für jeden Termin den passenden Text, pro Text drei Varianten:
   - Newsletter: Betreff, Text mit maximal 150 Wörtern, ein klarer Button-Text
   - Instagram: Caption mit Einstieg in der ersten Zeile, ohne Hashtag-Wolke
   - Website: Banner-Zeile und ein kurzer Abschnitt
3. Alle Texte mit derselben Kernaussage, nichts erfinden, was nicht in der Aktion steht (keine Zusatzrabatte, keine Fristverlängerung).

Mit verbundenem Kalender kannst du ergänzen: „Trag die Versandtermine als Erinnerung in meinen Kalender ein.“ Claude fragt vorher nach.

Routine 5: Termine abstimmen und Mails beantworten

Was du brauchst: verbundenes Postfach und verbundenen Kalender aus dem Fundament. Ohne Verbindung geht es auch: Mail in den Chat kopieren und deine freien Zeiten dazuschreiben.

Schlag drei freie Zeiten aus meinem Kalender vor und leg die Antwort als Entwurf an.

Claude liest den Kalender, schlägt freie Zeiten vor und legt die Antwort als Entwurf an. Wenn du feste Regeln für deine Zeiten hast, nimm die ausführliche Fassung:

In meinem Posteingang liegt eine Terminanfrage von [Name oder Firma].

1. Lies die Anfrage und fass zusammen: worum geht es, wie lange, vor Ort oder online.
2. Schau in meinen Kalender und such drei freie Zeiten in den nächsten [10] Arbeitstagen. Regeln: nicht vor [8:30], nicht nach [17:00], 15 Minuten Puffer vor und nach anderen Terminen, [Freitagnachmittag] frei lassen.
3. Schreib eine kurze Antwort mit den drei Vorschlägen und leg sie als Entwurf in meinem Postfach ab. Nicht senden. Keinen Termin eintragen, bevor ich zugesagt habe.

Geh meine ungelesenen Mails seit gestern durch und sortiere sie in drei Gruppen: was mich braucht, wofür du mir einen Antwort-Entwurf vorbereiten kannst, was ich archivieren kann. Pro Mail ein Satz, warum. Für die zweite Gruppe leg die Entwürfe ab, ungesendet.

So verteilst du es auf den Monat

• Jeden Morgen: Routine 5, der Posteingang. Fünf Minuten statt einer Stunde.
• Jeden Montag: Routine 1, offene Posten exportieren und Mahnungen vorbereiten lassen.
• Bei jeder Aktion: Routine 4, ein Satz rein, alle Texte raus.
• Am Monatsende: Routine 2 und 3, Abschluss und Lohnlauf vorbereiten, bevor du an den Treuhänder übergibst.

Bevor du loslegst

• Die Verantwortung bleibt bei dir. Claude kann sich verrechnen oder einen Beleg falsch zuordnen. Deshalb gibt jeder Auftrag oben eine Prüfliste zurück. Die gehst du durch, bevor etwas rausgeht.
• Vorsicht mit fremden Mails und Dateien. Mails von Unbekannten oder Dateien der Gegenseite können versteckte Anweisungen enthalten, die Claude in die Irre führen. Anthropic warnt selbst davor. Ein weiterer Grund, warum Senden bei dir gesperrt bleibt.
• Deine Daten. Kundendaten, Kontoauszüge und Lohnlisten sind vertraulich. Halte dich an die Regeln deiner Firma. Im Team- oder Enterprise-Plan legt der Inhaber fest, welche Connectors erlaubt sind.

Mein Rat zum Schluss

Fang nicht mit allen fünf an. Frag dich: Welche Routine frisst bei dir die meiste Zeit? Nimm genau die und lass Claude sie zwei Wochen lang vorbereiten. Wenn du merkst, dass du nur noch prüfst statt schreibst, kommt die nächste dazu.

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